Data Dictionary didefinisikan sebagai keterangan tentang data. Ianya digunakan untuk merujuk kepada kandungan data berkenaan. DDSA menetapkan keterangan data yang standard untuk diguna pakai oleh agensi-agensi sektor awam. Standard yang ditetapkan di bawah DDSA adalah minima iaitu nama elemen data, alias (nama lain elemen data), keterangan ringkas data, saiz elemen data, jenis medan dan rasional bagi elemen data tersebut. Agensi-agensi bolehlah memasukkan elemen-elemen lain mengikut keperluan aplikasi masing-masing.

Terdapat dua jenis standard bagi DDSA iaitu "definisi data" dan "pematuhan format data".

-Definisi data merujuk kepada cara standard untuk menerangkan sesuatu data itu.

Contoh:
Bagi elemen data "nama", standard yang ditetapkan ialah "nama seperti yang terdapat di dalam kad pengenalan" atau "nama seperti di dalam pasport bagi warganegara asing" atau "nama seperti di dalam sijil lahir atau MyKid bagi mereka yang berumur kurang dari 12 tahun".

-Pematuhan format data pula adalah berkaitan dengan kandungan sesuatu data tersebut. Ini bermakna sesuatu elemen data selain mempunyai nama yang sama juga mesti mematuhi format yang sama iaitu dari segi saiz medan dan jenis medan.

Contoh:
Bagi elemen data "kod negeri", saiz medan yang ditetapkan ialah 2 digit dan jenis medan ialah numerik.

Untuk menyeragamkan "definisi data" dan "format data" dan diguna pakai oleh semua agensi Sektor Awam.

Penggunaan " definisi data" dan "format data" yang seragam boleh membantu:

Memudahkan perkongsian data/maklumat dikalangan agensi-agensi Sektor Awam

Memudahkan pengintegrasian antara aplikasi-aplikasi yang dibangunkan oleh agensi-agensi Sektor Awam

Secara keseluruhannya pelaksanaan penggunaan DDSA ini akan memberi faedah-faedah berikut:

Memudahkan pelaksanaan dan pengintegrasian sistem-sistem aplikasi di dalam dan di antara agensi;

Memudahkan pertukaran data antara agensi-agensi Kerajaan;

Membantu agensi-agensi Kerajaan dalam pembangunan sistem aplikasi;

Membenarkan pengguna-pengguna untuk berkomunikasi antara satu dengan lain menggunakan definisi dan format data yang sama;

Menyediakan asas untuk melaksanakan dokumentasi yang standard di agensi-agensi Kerajaan; dan

Memudahkan perhubungan antara sektor awam dan sektor swasta melalui penggunaan definisi data yang standard.

Dengan wujudnya DDSA ini, Sektor Awam Malaysia akan mempunyai satu standard yang boleh diguna pakai oleh semua agensi yang juga akan memudahkan usaha-usaha "systemintegration dan interoperability" antara agensi-agensi sektor awam.

Sistem yang menyimpan struktur data dan struktur kod bagi setiap kumpulan kerja DDSA supaya senang dirujuk oleh pengguna-pengguna dari Agensi Kerajaan atau orang awam.

Struktur data adalah cara penyimpanan, pengorganisasian dan pengaturan data di dalam media penyimpanan komputer sehingga data tersebut dapat digunakan secara efisien. Elemen-elemen yang terdapat dalam DDSA disusun mengikut nama medan, alias, keterangan, saiz medan, jenis medan, nilai default, mandatori dan rasional.

Struktur kod adalah menunjukkan kod-kod yang digunakan dalam elemen-elemen struktur data serta keterangan atau makna/nilai mengenai kod tersebut.

Pengguna-pengguna sistem DDSA adalah terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang mewakili Agensi Kerajaan atau orang awam yang mewakili organisasi atau secara individu.

Pengguna-pengguna pegawai Kerajaan akan mendapat pengenalan atau ID pengguna dengan nama singkatan agensi Kerajaan yang diwakilinya, seperti MAMPU atau JPA serta kata laluan masing-masing. Tempoh masa penggunaan ini adalah kekal untuk selama-lamanya.

Pengguna-pengguna yang terdiri daripada orang awam boleh mewakili sesebuah organisasi atau sebagai pengguna individu. Pengguna-pengguna ini akan mendapat pengenalan atau ID pengguna dengan e-mel yg akan menjadi login id seperti azad@yahoo.com. Tempoh penggunaan sistem ini adalah untuk 3 bulan sahaja, sekiranya pengguna masih memerlukan lagi, tempoh penggunaan ini boleh dilanjutkan lagi dengan cara memohon kepada pentadbir sistem.

Pengguna boleh menghantar e-mel kepada pentadbir sistem ini untuk menyusun semula (reset) kata laluannya.